近年来，采购领导者展现了非凡的适应力，成功应对了供应链中断、通货膨胀等一系列挑战。但是这些挑战依旧存在，采购领导者们正面临着在资源有限的情况下提高工作效率和创新能力的巨大压力。对于那些致力于满足更高标准的人来说，智能协议管理的出现，为游戏规则带来了革命性的变化，它使得团队能够以更迅速、更高效的方式创建、审批和管理合同。
接下来，让我们探究三个不同组织的案例——一家全球性的零部件分销商、一个大型教育系统以及一个政府机构，看看它们是如何通过自动化手段优化采购流程、削减成本，并探索新的机遇的。这些组织通过引入智能协议管理，不仅提升了操作效率，还发现了新的增长潜力，从而在激烈的市场竞争中占据了有利地位。
Genuine Parts Company——实现全球采购工作流程的简化与标准化
Genuine Parts Company（GPC），一家成立于 1928 年、总部位于佐治亚州亚特兰大的汽车零部件分销商，现已成长为市值达 200 亿美元的企业，业务覆盖 17 个国家。尽管其增长令人瞩目，但随之而来的流程分散问题也逐渐显现——不同部门遵循各自程序管理第三方 IT 供应商合同，文档存储在多个平台上，导致错过最后期限、许可费用超支以及错失与供应商谈判的良机。
为解决这些问题，特别项目经理 Keith McCarraher 引入了合同生命周期管理（CLM）解决方案，旨在标准化采购合同管理流程。通过部署 Docusign CLM，GPC 将所有合同整合到一个集中平台。员工只需输入合同类型和供应商信息等细节，系统会自动从 PeopleSoft 中提取其他必要数据。一旦启动，Docusign CLM 自动分配任务并引导文档通过审查、风险评估直至签名收集的各个阶段。
这一举措不仅从 IT 供应商合同开始，逐步演变为全公司的转型，统一了流程，提升了效率，还为 GPC 构建了无缝全球运营的基础。
自实施 Docusign 以来，公司实现了：
1、提升透明度
员工能够便捷地监控供应商支出，并在 CLM 系统中主动管理合同的续约、终止及其他关键日期。这些集成的数据使得 CLM 能够为副总裁编制关于即将到期合同的双周报告，从而进行更具战略性的谈判。
2、成本节约
CLM 的警报系统确保采购团队及时续约合同，为团队争取更多谈判优势，有效降低成本。
3、流程统一化
GPC 的多个部门和地区，从销售到人力资源，现在都采用了统一的方法来处理所有合同需求，不仅限于 IT 供应商协议。
4、增强安全性
GPC 与 Docusign 专业服务部门合作，配置了 Azure Single Sign-On（身份验证服务），以实现跨第三方应用的无缝访问。这一集成显著降低了管理多个账户的风险，并提升了用户体验。
Spring Branch ISD——节省资金与优化资源策略
位于休斯顿西部的 Spring Branch 独立学区（ISD）涵盖 46 个校区，支持 35,000 名学生，每年处理超过 400 份提案请求（RFP）。该学区的采购部门负责监管从食堂食品到建筑材料等各类物资和服务的获取，确保所有商品和服务按时并在预算范围内交付。然而，传统的纸质采购流程限制了团队对协议的全面了解，延长了周转时间，并因错失机会而增加了支出。此外，由于学校领导也在管理部分采购合同，导致工作流程脱节和混乱。
面对这些效率低下的问题，采购总监 Rick Gay 引入了配备 Docusign eSignature 的eBid 系统，实现了供应商注册、提案提交和主服务协议（MSA）的数字化管理。这一变革在 COVID-19 疫情迫使学校关闭并转向远程办公时显得尤为重要，促使高管利益相关者决定由采购团队统一管理所有采购合同。
随着需要监管的合同数量不断增加，Gay 认识到 Docusign CLM 是实现协议生命周期全面数字化、标准化和自动化的理想选择。根据新的流程，Docusign CLM 不仅向采购团队发出即将续约和关键事件的提醒，帮助他们主动管理供应商支出，还使得采购过程更加透明和高效。这不仅增强了采购职能的战略性作用，也让学校领导能够更专注于教育目标。
借助 Docusign，Spring Branch ISD 现已实现：
1、加速合同签署
CLM 系统将 80% 的合同签署时间从数天或数周大幅缩短至 48 小时内完成。
2、节省资金
通过数字化采购计划，该学区成功节省了 400 万美元，这些资金可以重新投入到教育项目中。
3、高效管理协议
在 CLM 实施后，学校在新财政年度的前三个月内，通过 Docusign 管理了超过 1200 份供应商协议。
4、降低员工负担
员工能够利用 CLM 中的常用文档模板和批量发送功能，一次性将文件发送给多个签署人，显著节省了时间和劳动力。
5、提升供应商满意度
通过 Docusign，供应商需要完成的管理任务减少，他们对签署的协议的正式性和安全性更有信心。
加州自然资源局——优化并加速复杂工作流程
加州自然资源局 (CRNA) 致力于恢复、保护和管理加州的自然、历史及文化资源，并监督 26 个部门、保护机构和委员会的工作，其中包括水资源部 (DWR)。为了推动数字化转型， CRNA 选择了 DWR 作为试点单位，测试并最终推广一项旨在简化工作流程的技术革新方案。
在 DWR，传统的采购文件签署和审批流程常常拖延数周甚至数月，不仅成本高昂，还容易出现错误。为解决这些问题，作为数字化转型的一部分，DWR 引入了 Docusign 平台，实现了采购合同的电子化交付与管理。
通过这一变革，DWR 内部发生了显著的变化：
1、成本节约
DWR 通过 Docusign 减少了 75 %的纸张成本，显著降低了运营开支。
2、极速文件签署
借助 Docusign，DWR 的文件签署流程从数周到数月缩短至仅几分钟，极大提高了效率。
3、设计对用户友好
DWR 在发送文档前，能够指定必填字段并在关键区域进行标记，这种直观的用户体验减少了数据输入错误。
4、加速流程自动化
DWR 已实现常用复杂表格的自动化，将数字表格的部署时间从 6 至 12 个月大幅缩短至数周。
5、广泛部署与扩展
DWR 已在组织内部推广 Docusign 解决方案，为超过 3,500 名员工创建了 Docusign 账户，实现了快速采用和扩展。
Docusign IAM：提升采购流程效率的关键
Docusign 的智能协议管理（IAM）是一种先进的 AI 云软件，可以帮助企业简化和自动化协议流程。通过将合同生命周期管理（CLM）与 Docusign 的最佳解决方案和服务整合到一个强大的产品组合中，IAM 不仅提升了客户、供应商和员工的协议体验，还为采购部门提供了强有力的支持。
在当今对采购部门期望日益增高的背景下，智能协议管理成为了应对挑战的关键工具。正如成功案例所展示的，Docusign CLM 有助于采购人员巩固其作为战略领导者的地位，并推动整个企业的数字化转型。
通过自动化和优化合同流程，采购团队能够更高效地运作，从而更好地支持企业的整体战略目标。Docusign IAM 使采购不仅限于事务性操作，而是成为驱动企业创新和效率提升的核心力量！