Gemini for Google Workspace

在 AI 技术迅猛发展的今天，

整个世界都在迅速转变，

以投身于生成式 AI 的发展洪流中。

全球各行各业的企业领导者都意识到，采用生成式 AI 可以帮助企业抢占先机。

因此，他们需要迅速制定计划，

以安全可靠、可伸缩的方式采用生成式 AI 技术。

在 Google Cloud Next’24 大会上，

Gemini for Workspace 正式推出。

这是由生成式 AI 支撑的全新工作模式，

通过帮助用户创建内容（如文字和图片）

能够以前所未有的方式释放人们的创造力，

全面提高企业工作和协作效率。

那么，各种规模的团队和企业如何借助 Gemini for Workspace 更出色地完成工作？今天，我们就带你全面了解 Gemini AI 功能，及其在不同业务场景下的使用技巧，一睹为快吧~

5 大 Gemini 功能，让工作更智能化

随着越来越多出海企业与跨境业务团队开始使用 Gemini，各种新的协作和工作方式也不断涌现。Gemini for Workspace 目前提供了五种功能，可帮助个人和企业用户提高工作效率：

帮我写：无需再为创作而烦恼，轻松撰写更清晰、更实用的文档

帮我整理：快速整理数据，并根据数据采取行动

帮我画：只需几个简单提示就能呈现出你的艺术构想

帮我畅连：帮你改善视频、音频和自定义背景，打造更好的通话体验

帮我创建应用：使用简单的语言构建业务应用和工作流

01、帮我写

帮我写（Help me write）非常适合从零开始创作内容。当你脑中一片空白无从下笔时，此功能将十分有用。只需提供有关所需撰写主题的初步提示，Gemini 就会为你创作初稿。它还可以帮助你润色现有内容，调整内容长度、语气和风格。

一站式撰写

短短几秒钟，Gemini 就能为你生成项目计划、提案、简报、职位说明以及其他类型的文档。它不但能帮你撰写内容，还能自动添加包含相关信息（如位置、状态和自定义变量）的智能条状标签。

你不必离开文档，就可以全程保持在项目流程内，更快地完成从概念设计到完工的整个过程。未来，Gemini for Workspace 还将推出全新的校对建议窗格，窗格中会向用户提供有关精简撰写内容、避免重复或使用不同语气方面的建议。

扩充和润色文字

在 Gmail 中，Gemini 可以根据简短的提示为你生成草稿，让你可以更轻松、快捷地撰写电子邮件。只需输入电子邮件主题，Gemini 就能帮你搞定其余的工作。

此外，Gemini 还能帮你润色邮件内容，让邮件内容更正式、更简洁，甚至是改变内容的语气。之后，你可以根据需要对草稿进行修改和润色。

对于经常需要发邮件的用户，特别是移动办公人士，这项功能可以帮助他们节省大量时间。

02、帮我整理

借助 Gemini 的帮我整理（Help me organize）功能，你只需简单描述要达成的目标，Gemini 就会在 Google 表格中生成自定义模板，为你创建一个表格，让你的数据保持井然有序。

Gemini 会了解单元格中的数据背景信息，并给它们添加标签，以对数据分类。这样你就不必手动输入数据，可以将更多时间花在更重要的任务上。

使用简单提示创建项目跟踪器

描述你要管理的项目的类型，以及要跟踪的项目信息。Gemini 将立刻在 Google 表格中创建一个跟踪器，并提供建议的时刻表、说明和其他变量。

03、帮我画

利用帮我画（Help me draw）功能，用户可以轻松创作要在幻灯片（PPT）中使用的原创图片。以往，寻找相关的图片耗时且费用高昂，但现在只需提供简单的文字提示，你就可以创作出独具特色、引人入胜的视觉图像。

为广告系列或产品生成初步概念

只需描述你要在幻灯片中使用的图片，简单说明具体的图片样式（例如照片或卡通图片）以及图片主题，Gemini 即可为你生成一些图片选项，供你选择和完善。这样，你就可以更轻松地分享有关广告系列或新产品设计的初步构思。

04、帮我畅连

在 Google Meet 中，你可以利用 Gemini 增强视频通话的包容性和互动度。借助这种方式，可以让身在不同地点的团队、采用混合办公模式的员工以及一线员工，始终保持联系、协作和高效工作。

为 Google Meet 视频通话创建自定义背景

在视频通话中，可以利用自定义背景来展现你的个性和兴趣爱好，以给对方留下好印象。你还可以在自定义背景中展现客户所属的行业或市场，从而表现你对客户的关注。这种方法可以很好地帮助你与客户建立和谐关系，还能让通话更加个性化。

改善视频效果和声音质量

在 Google Meet 中，Gemini 可以改善因光线不足或摄像头质量不佳导致的图片画质问题，以及因麦克风质量不佳或环境嘈杂而造成的音频体验问题，为你提供摄影棚级的视听效果。

Google Meet 的录音室效果可重新创建和平衡缺失或失真的细节和频率，助你修复原始音频。Gemini 还可模拟摄影棚灯效并进行自定义调整，因此你无需购买昂贵、复杂的照明设备。

05、帮我创建应用

借助 AppSheet，开发人员无需编写代码即可快速创建有助简化工作流程的应用。只需简单几步，即可构建并自动运行业务应用，让你轻松连通用户、流程和所需要的数据，从而让团队有更多时间聚焦于其他更有价值的工作。

创建项目跟踪器应用

使用 AppSheet 创建无代码应用，自动执行项目工作流程追踪。将你的数据与应用连通，并提供相关的项目参数（如项目说明、开始日期和结束日期、状态和负责人等）。然后，构建自动化应用来更新数据、创建简单易用的界面，并将其安全部署到你的团队中。

Gemini for Workspace

适用于团队和个人的业务应用场景

下面，我们来看看销售、营销和客服这三个应用场景，了解 Gemini 可以如何帮助团队和个人提高工作效率和协作能力。

在场景中，人员负责制定策略和推动项目进展。现在，他们还可依赖 Gemini for Workspace 更快地生成文档、项目跟踪表和最终输出，同时保持联系，及时接收最新的通讯信息。

Part.01

提高 销售团队 的工作效率

Gemini 可以快速生成优质的销售材料，通过个性化的内容培养潜在客户，总结会议记录并创建 RFP，从而更快地推进销售机会，加速实现收入增长。

假设一位销售主管了解到潜在客户希望更换供应商，需要召集团队成员，在当天构思出一份提案。那么，借助 Gemini，他们可以：

在第一次 Meet 通话中决定各个成员的角色和职责，随后每人都能收到会议的转写内容。

在 Google 文档中使用 Gemini 按待办项负责人来整理转写内容。然后，待办项负责人使用 Gemini 在 Google 表格中创建项目跟踪表，在 Google 文档中编写销售提案，在 Google 幻灯片中制作演示材料，并在 Gmail 中起草电子邮件来与客户开展互动。

为了帮助团队快速行动，Gemini 可以提供 Gmail 中电子邮件会话的摘要，让每个人都能及时掌握通讯情况，知道接下来要采取什么行动。

原来这个过程需要几天时间，但借助 Gemini，该团队在几个小时内就从内部聊天推进到主动联系客户了，效率翻倍。

Gemini 还可帮助销售人员快速生成不同类型的销售材料，以便他们腾出时间专注于制定策略和建立关系：

借助“帮我写”功能，管理多个账号的销售人员可以使用 Gmail 中的 Gemini 来撰写定制化的外联和跟进邮件，这样他们就可以专注于关系管理，而不是创建文档。

通过简单的提示，Gemini 可帮助销售人员在 Google 幻灯片中制作销售演示文稿，在 Google 文档中创建销售脚本、客户推介材料和话术指南，在 Google 表格中创建客户跟踪表等等。这样，销售人员能够重新分配宝贵的时间来获取和促成交易。

此外，销售人员还可单独使用 Gemini 作为个人助理，通过摘要、“帮我写”和“帮我整理”功能更好地跟踪工作情况：

Google 表格中的 Gemini 可根据销售人员需求，自定义创建跟踪表，展示潜在客户、谈判状态、渠道、收益及其个人工作流相关的其他信息，从而帮助他们更快地整理手头工作。

Gemini 可以总结 Google Meet 上长达数小时的销售会议。只需获取转写内容并让 Gemini 在 Google 文档中进行总结即可。

然后，销售人员可以使用总结好的内容，提示 Gemini 在通话结束后的几分钟内通过 Gmail 撰写跟进邮件。这有助于销售人员跟踪所有客户对话，免去做笔记的需要，并节省撰写电子邮件的时间。

Gemini 还可生成个性化的 RFP 响应，帮助销售团队提升对客户的重视程度。通过“帮我写”、“帮我整理”和“帮我画”功能，Gemini 可以生成独特的 RFP 响应和提案：

使用 Google 幻灯片中的 Gemini 为演示文稿创建量身定制的图像，以响应客户的 RFP。“帮我画”功能可以创建与每个客户的行业和需求密切相关的特定图片，这可以增加个性化色彩并帮助与客户建立关系。

使用 Google 表格中的 Gemini 来构建并整理客户的公开数据，例如最新的盈利情况、业务优先事项和竞争对手，从而更轻松地了解客户。然后，在 Google 文档中使用 Gemini 的“帮我写”功能，编写销售脚本和推介材料，将客户的需求与可用的解决方案联系起来。

Part.02

助力 营销团队 高效创作内容

Gemini 可以草拟文本和创作新图片，帮助营销者节省时间和金钱。通过生成宣传活动简报、项目计划和跟踪表，以及快速创建演示文稿，促进构思和协作。

假设一个社交媒体团队需要在很短的时间内把握和利用最新的社交趋势。那么，借助 Gemini 他们可以实现：

文案人员、设计师和频道所有者可以通过 Google Meet 通话来集思广益和制定决策。之后，他们会获得会议的转写内容。

团队可使用 Google 文档中的 Gemini 按待办清单负责人的指令来整理转写内容，然后，负责人可以通过指令调用 Google 表格中的 Gemini 创建项目跟踪表，并在 Google 文档中创建多个版本的文案，或是在 Google 幻灯片中为帖子创建可视化效果。

为了帮助团队快速行动，Gmail 中的 Gemini 可以提供一系列电子邮件沟通的概要，让每个人都能及时掌握通讯情况，知道接下来要采取什么行动。

原来这个过程需要几天时间。但借助 Gemini ，团队在几个小时内就能从首次沟通推进到发布第一条帖子了。

Google 文档中的 Gemini 可以帮助营销人员快速生成大量营销文案，更快地获取制胜信息。

利用“帮我写”功能，提示 Google 文档中的 Gemini 生成大量优质的数字广告文案、搜索引擎优化（SEO）内容、社交帖子标题和电子邮件宣传活动。

只需告诉 Gemini 需求，它就可以为你撰写合适的内容。例如，这个指令是：针对千禧一代撰写家庭保险相关的付费社媒广告文案；或针对免费试用订阅服务的 Z 世代用户撰写五步培养电子邮件系列，长度为 250 个字符。

营销人员现在可以将更多时间花在具有高优先级的工作上，例如衡量结果，以更快地找到效果最佳的内容组合，在各个渠道中获得更出色的营销效果。

利用“帮我画”功能，Gemini 可以即时生成视觉概念，帮助广告创意团队以更快的速度和更低的成本采取行动。

团队可以在 Google 幻灯片中提示 Gemini 生成适用于数字广告、平面广告、户外广告和许多其他格式的视觉概念（如：在公路上行驶的小货车），从而降低广告素材的开发成本，同时加快宣传活动的进度。

通过 Google 文档中的简单提示，团队可以使用 Gemini 扩展搜索广告系列的关键字列表，创建信息图，以及撰写博客、深度好文、宣传活动简报和效果报告。

团队可以在不增加成本的情况下增加产出，提高预算的投资回报率。

利用 Google Workspace 产品组件与 Gemini 集成后的强大力量，营销团队可以在几小时内从电子邮件会话推进到实施大规模的个性化 EDM 宣传。

营销团队可使用 Gmail 向销售团队征求建议，了解应邀请哪些人员参与即将举行的活动。此外，Gemini 还可以总结电子邮件会话，找出建议对象的名字。

然后，Gemini 可在 Google 表格中自动创建邀请对象列表，并在 Google 文档中为每个邀请对象撰写个性化的邀请函。这有助于节省时间，同时可增加收到意向回复的可能性。

同样，EDM 营销经理可以使用 Gemini，为 Google 表格中不同客户数据集的数百甚至数千个联系人打造 1 对 1 的个性化关系培养电子邮件、追加销售电子邮件或跟进电子邮件。

Part.03

帮助 客服团队 提高客户满意度

Gemini 可以帮助客服代表更成功、快速地生成问题答案，从而缩短回复时间。

借助 Gemini，客服人员不必担心回复客户的语法是否正确，是不是过于正式或过于随意。Gemini 可以充当私人文案撰稿助理，并确保撰写的内容始终切题。

通过 Google 文档中的“帮我写”功能，客服人员可以指定文本风格、检查语法并调整输出，使内容符合企业的一致性和清晰度标准。

客服团队可以结合使用 Gmail 中的自动回复和“帮我写”功能，根据企业的要求，将外部通讯中的所有电子邮件调整为更正式或更随意的语气，这样客服代表就不必担心文字风格问题了。

Gemini 还可以帮助客服代表在更短的时间内处理大量入站请求，缩短响应时间，增加已解决请求的数量，并最终提高客户满意度。具体体现在以下两个方面：

客服代表可使用 Gemini，通过 Google 文档中的“帮我写”功能来整理和总结咨询，从而掌握客户请求的核心内容，然后再次使用“帮我写”功能来生成可根据需要进行优化的答案。这有助于节省时间和更快地解决请求，还有助于确保常见问题解答处于最新状态。

在通过电子邮件提供支持的过程中，Gemini 还可撰写完整的回答来供客服代表审核，以便帮助客服答复更多咨询。这有助于缩短回答时间，增加每个客服能解决问题的平均数量。

此外，客服团队还可使用 Gemini 的各种功能来设置数据结构，以便于阅读和学习。

借助 Gemini，客服团队可以使用 Google 表格中的“帮我整理”功能，来按主题整理客户问题和支持请求。然后通过“帮我写”功能，利用数据分析来为类似请求提前编写解决方案。

客服人员可以与团队成员分享从数据中获得的见解，并利用这些见解来更新常见问题解答和向产品团队提供反馈，以便他们改进企业的产品和服务。

结语：解锁更多 Gemini 使用场景

为帮助企业快速应用生成式 AI ，我们还准备了一份实用干货《Gemini for Workspace 提示词入门指南》。扫描下图二维码，或点击“阅读原文”，即可免费下载哦~

你可以参考根据业务角色和企业场景撰写的提示词模板，从小型项目和场景开始，逐步掌握使用 Gemini AI 模型的方法和最佳实践，加速释放生产力！