随着电子签名技术的普及，人们越来越倾向于便捷的数字化流程，对传统纸质和面对面公证的繁琐感到不满。幸运的是，远程在线公证（RON）技术正引领公证服务的数字化转型。

远程在线公证不仅提升了业务效率和客户体验，还能在公证员的协助下减少公证过程中的风险和欺诈行为。许多州已经通过 RON 立法，认可远程公证员的公证效力。加之疫情期间许多人开始远程工作并可能继续这种模式，这一趋势预计将进一步加速。

在本公证指南中，我们将向你详细介绍 RON，包括定义、运作方式、相关法规、适用文件类型、执行标准、优势以及 Docusign Notary 如何助力数字化公证流程等，帮助你全面理解 RON。

什么是公证人？

尽管远程在线公证带来了诸多便利，但同时也对公证的安全性提出了更高的要求。公证人作为公证机构的执业人员，其专业素养和职业操守是保障远程公证安全性的重要一环。公证人通过严格的身份认证、文件审查和流程管控，确保远程公证的真实性、合法性和安全性。

公证人，亦称为公证员，是由州或国家政府任命的官员，负责在法律文件签署时担任中立见证人。他们的主要任务是预防欺诈行为，确保法律交易的合法性和完整性。

公证文件的含义公证文件是指将文件提交给公证人进行认证的过程。这个过程包括官方验证法律文件上签名的真实性，并确认交易各方的身份。公证过程中，公证人作为签署行为的公正见证者。

在完成身份核实和文件签署见证后，公证人通常会在文件上加盖官方印章，并附上签名及其他必要信息，如日期和地点。这样的认证表明文件已经得到正确签署，且相关各方的身份已由授权官员确认并见证。

我能为自己公证文件吗？

不可以，你不能为自己的文件进行公证。即便你是公证员，法律也仅允许你为他人公证文件。公证员必须保持中立和客观，因此他们不得公证自己作为当事人或有利益关系的文件，以维护公证文件的可信度和可靠性。

这些规定的核心在于确保公证的公正性和防止利益冲突。公证员不仅不能公证自己的文件，也不能公证任何涉及个人利益的文件。例如，如果公证员的配偶正在出售企业，公证员就不能公证相关的销售文件，因为他们在交易中存在经济利益。

什么是远程在线公证？

远程在线公证是一种利用电子签名、身份验证、视听通信以及电子公证日志和记录保存技术的文件公证过程。这项技术允许公证员在保障安全的同时，节省自己和相关方的时间与旅行成本。只要符合所在州的法律规定，公证人和签名人无需亲自会面签署纸质文件，而是可以直接在自己的设备上完成公证程序。

01、我可以使用 RON 公证哪些类型的文件？

在无数行业中，专业人士发现 RON 极大地提高了文件签署和公证的效率和成本。RON 最常用于金融服务、保险、法律和政府、健康和生命科学。此外，RON 在商业服务、技术、零售和许多其他领域还有许多其他应用。

（1）金融服务和保险行业

在金融服务和保险行业，公证对于确保某些交易的有效性至关重要。可能需要公证并符合 RON 资格的金融文件类型包括：

➤受益人变更和退休金分配：在某些退休计划中，更改受益人或福利选择需要配偶同意，这通常必须由公证人记录。RON 帮助财富管理公司和人寿保险公司为其客户加快这些变更。

➤授权书：一份重要的法律文件，授权指定个人或实体代表他人做出决定。创建和签署这些文件通常很紧迫，因为授权人可能正在经历医疗危机或需要迅速理清财务状况。传统的公证流程繁琐低效，导致时间延误，这加剧了委托人本已感受到的压力。在适用的情况下，RON 可以大大加快这一过程。

➤设立信托：设立信托（或由第三方或受托人代表受益人持有资产的信托安排）的过程通常漫长而复杂，但使用 RON 可以加快这一过程。

➤汽车所有权转让：在出售汽车或提交全损索赔的情况下，当车辆所有权转让给新车主时，可能需要公证人到场公证交易。通过使用 RON，贷方和保险公司都可以加快索赔解决和再融资。

（2）法律服务行业

同样，律师事务所和法律服务行业的其他实体也有许多使用 RON 来加快和简化公证流程的例子，这些文件需要经过公证并符合 RON 的条件。这些包括：

➤宣誓书和动议：宣誓书，即个人宣誓的书面陈述，是诉讼中最常见的公证文件之一，与动议或法院作出法律裁决的书面请求并列。

➤契约：将不动产所有权从一个个人或实体转移到另一个个人或实体的法律文件也必须经过公证。

（3）州和地方政府

州和地方政府在几种情况下使用 RON，包括：

➤弃权契约：将公共或私人财产转让给受让人需要签署并公证的弃权契约。

➤经过公证的子女监护协议：该协议解释了个人及其前伴侣将如何共同抚养子女，并且可能需要经过公证，以及家庭法庭和儿童福利中的其他使用案例。

（4）跨行业的其他用例

除上述行业外，RON 还有许多其他用途。包括：

➤房地产交易

➤商业服务

➤公司内部公证

➤人力资源文件

➤企业租赁协议

➤零售租赁协议

➤在职证明书

执行 RON 的一般标准是什么？

越来越多的州授权使用 RON，这一趋势自 COVID-19 疫情爆发以来明显加快。执行 RON 的标准因州而异，但大多数司法管辖区通常包含以下要求：

➤在州政府进行公证登记

➤使用视听通讯技术

➤利用凭证分析技术验证政府颁发的身份证

➤电子签名、电子印章以及某些情况下的数字证书的应用

➤依赖记录、电子日志（即创建数字审计线索）和存储

➤遵守通用数据隐私原则

当前 RON 立法的基础可以追溯到州和联邦的电子签名法。这些法律中的核心原则（其中一些可以追溯到 20 年前）至今仍然适用，包括技术中立性、可审计性、安全性和数据隐私。

01、RON 在所有州都有效吗？

虽然 RON 在美国许多司法管辖区都得到认可，但它仍然是一个相对较新的流程，法律和标准也在不断发展。由于一些州尚未完全采用 RON，许多人怀疑它在州际之间的有效性。幸运的是，大多数州都有承认州外公证行为的法规。

只要 RON 是根据公证员所在州的所有法律完成的，经过远程数字公证的文件就具有法律效力，就像传统公证文件一样，并且应该在美国任何地方都得到认可。但你应确保与州和地方当局核实，以确保这适用于你尝试使用 RON 完成的文件类型和交易。

此外，在大多数实施 RON 立法的州，签名者位于哪里并不重要，无论是在美国境内还是国外。但是，监督交易的公证人必须位于实施 RON 立法的州并受其委托，并且遵守所有适用法律。同样，你应该与当地司法管辖区核实，以确保 RON 适合你的使用情况。

注：如果你是其他国家的，建议咨询当地的律师以获取关于 RON 的有效性及更多法律信息。

使用 RON 有哪些好处？

与现场公证相比，RON 具有许多优势，包括：

01、提供更好的客户体验

借助 RON，签署人可以远程签署和公证协议，而无需与公证人聚集在同一物理位置。RON 还使没有时间或能力前往公证人会面的人更容易获得公证，从而实现：

➤多个公证组异步协作

通过授权多个签名者在不同时间完成同一份协议的公证来提供额外的灵活性。

➤可重复使用的模板以简化流程

轻松为需要公证的常用文档类型创建模板，包括公证特定的标签和自定义字段。

02、减少欺诈

公证旨在确保签署文件的人和公证人的身份真实。RON 通过使用成熟的身份验证技术，使身份验证比现场公证更进一步，这些技术包括：

➤通过身份证件验证签名人的身份

RON 使用安全身份验证技术在开始公证会议之前审查和验证签名人和公证人的身份。

➤基于知识的身份验证 (KBA)

除了上述身份证件验证外，许多州还要求进行基于知识的身份验证。手语者必须正确回答几个有关其个人背景的问题，然后通过第三方数据库进行验证。这为手语者在加入视听会话之前的身份识别增加了另一层保障。

➤使用数字证书验证公证人身份

使用数字证书附加到每笔公证交易中，最大限度地提高公证人的信任和身份保证，并使最终文件具有“防篡改”功能。

03、安全性和可执行性

RON 采用了一些额外的安全功能来帮助证明已签名和公证的文件是真实的。

➤防篡改封条

自动生成的数字封条可帮助当局确定使用 RON 公证的文件是否被更改。一些州还要求每笔公证交易都提供数字证书。

➤强大的审计跟踪

电子日志和视听记录可作为已完成公证行为的证据。

RON 是指电子或远程公证吗？

并非所有电子公证都属于远程在线公证（RON）。随着科技进步，公证方式日益多样化。RON 的主要替代方案包括：

01、现场电子公证（IPEN）

IPEN 是电子公证的首次尝试。虽然它与 RON 一样，涉及使用电子文档、电子签名和公证，但不同之处在于它不是远程进行的；公证人必须与签名者位于同一位置。

02、远程纸质签名公证（RIN）

虽然在 RIN 下公证员和签名者不必在同一地点，但签名者必须签署一份纸质文件，公证员通过视听技术观察该文件。然后，签名者将文件邮寄给公证员，公证员对其进行公证并将其寄回给相关方。

Docusign Notary：加速远程在线公证流程

了解远程在线公证（RON）的优势后，你可能希望采用RON来满足团队的公证需求。在选择供应商时，请确保其具有良好的声誉、符合你所在州的法律要求，并能支持维护公证的最佳实践。

Docusign Notary 为你提供的公证人提供了执行 RON 所需的安全数字工具。它基于 Docusign eSignature 平台构建，让你能够轻松地在 Docusign 中发送、签署和公证协议。无需面对面，即可完成远程在线公证，提供无缝的签名体验。

01、基于 Docusign eSignature 构建

借助 DocuSign eSignature 强大的模板功能，快速创建个性化公证文档。智能标签自动填充信息，减少人工操作，确保数据准确性。

02、选择值得信赖的公证人

为公证人提供进行 RON 交易所需的数字工具支持，确保公证过程安全、高效。

03、安全身份验证

通过照片身份验证和基于知识的身份验证技术，确保签名者和公证人身份真实可靠。

04、完善的审计体系

详细的审计追踪，让每一笔公证交易有迹可循。防篡改的完成证书、视听记录和电子日志，为你的交易提供全方位的保护。

05、公证 API

使用 Notary API 无缝集成到你每天使用的工具和系统中 。自动执行可重复的工作流程，例如触发公证会话。

06、快速获取公证人数字证书

借助 Docusign，轻松获取公证人数字证书。满足各州的证书要求，确保你的公证业务合法合规。